Cuando organicé mi primer evento presencial tuve esta duda ¿vendrá alguien?.
Por lo que pude luego descubrir, es una duda trasversal, quienes organizan eventos la tienen siempre, sea el primero o el evento número 100.
Si bien estas fórmulas se pueden utilizar para eventos pagos, en este artículo te cuento los secretos y fórmulas que pongo en marcha para conseguir mayores asistentes a los eventos presenciales gratuitos.
Tabla de contenidos
Fórmula #1: Planifica
Aquí no hay secretos, no puedes pretender organizar un evento para dentro de un par de días, debes hacerlo con anticipación y planificar cada uno de los pasos que te llevarán al éxito, que en este caso es llenar tu evento.
Te recomiendo que mínimo cuentes con 15 días antes del evento, dependiendo la magnitud del mismo.
¿Para que es esto? Para comenzar de a poco con el barullo e ir incrementando la intensidad del mensaje. Haz que sea un evento realmente esperado.
Para esto puedes munirte de algún diagrama de Pertt o puedes hacerlo con proyect. También puedes hacerlo con un clásico que nunca falla: lápiz y papel.
Pon lo siguiente:
- Fecha que quieres organizar el evento.
- Hitos que debes conseguir en pos de obtener el premio mayor (los asientos completos de tu evento).
- Las tareas que llevará cada uno de esos hitos. Y cuándo y como ejecutarás esas tareas.
Formula #2: Crea el evento en Facebook
Soy una gran abanderada de crear eventos en Facebook. ¿Qué vas a lanzar un nuevo producto? Pues crea el evento del lanzamiento del producto.
Armalo, por varias razones:
- Es gratis.
- Te demanda poco tiempo.
- Puedes vincularlo a tu fanpage para obtener tráfico por allí a personas que no te conozcan.
Formula #3: Crea un evento gratuito en EventBrite
Como usuaria (y fan) de Eventbrite te puedo decir que es una sensación tan bonita hallar el evento perfecto y encima gratis. Es amor a primera vista.
Aprovecha entonces esta herramienta ya que puedes:
- Jugar bastante libremente con el diseño de tu evento: puedes agregar imagenes, títulos y puedes personalizar un montón de pasos del contacto con el cliente.
- Puedes crear distintos links para pasarselo a las personas que pueden promocionar tu evento en sus redes sociales o sitios web, y puedes trazar de donde han llegado las visitas o inscripciones.
Fórmula #4: Destacalo en tu web
Si eres diseñador web o sabés de código (o WordPress si tu sitio está en esa tecnología), esta tarea te resultará sencilla.
Si no estás familiarizado con este asunto tienes dos opciones: o aprendes o pagas porque te lo hagan. Tienes buenos freelancers en Workana o Fiverr.
Las mejores formas de destacar son:
- Con una cabecera del evento en tu web.
- Crea una landing page específica de tu evento.
Fórmula #5: Twittealo
La frecuencia en twitter es clara: es alta. Programa varios twits con distintas cosas que pasarán en tu evento. Anticipa.
Puedes programar con alguna aplicación como hootsuit para tener muchos twits en días previos a tus eventos. Prueba distintas versiones de texto e imagenes.
Fórmula #6: Machaca con cierta frecuencia
Esto es simplemente repetición, esta comprobado que las personas necesitamos recibir varias veces un mensaje hasta por fin notarlo. No te estoy diciendo que hagas spam, no. Pero puedes por ejemplo ir generando anticipación con respecto a lo que habrá en tu evento: actividades y horarios, de qué se tratará cada actividad, alguna historia sobre él/los oradores.
Fórmula #7: Invierte en Ads de Facebook
Una de las inversiones más económicas que puedes hacer, es invertir en anuncios de Facebook. Y además está hecho todo «muy fácil» para que puedas promocionar post con la mayor facilidad. Claro que como todo, un profesional te hará rendir más la inversión ya que con el mismo presupuesto podrá llegar a una cantidad mayor de segmentaciones y generará distintos mensajes para atraer a públicos diversos. Pero es una buena forma de que llegues a gente que pueda estar interesada.
Tres temas a tener en cuenta:
- Vigila la edad en cuanto a las segmentaciones. De nada te sirve segmentar de 18 a 80 años si el público de tu evento tiene otra edad.
- También, acota la zona. Siendo un evento presencial lo más probable es que te visiten una distancia no mayor a, por decir alguna distancia, 10km.
- Acota por intereses: si tu evento es sobre maquillaje, busca gente interesada en la belleza.
Fórmula #8: Dale un poquito a Adwords
Esto es para dispuestos a invertir en publicidad. Haz algunas publicidades de AdWords que vayan directo a tu landing page de inscripción (o venta si no es un evento gratuito). De todas formas este paso es un poco complicado a quienes recién se inician ya que el sistema de Adwords se podría decir que es hasta «contra» intuitivo. Pero lo que tiene a favor es que tienes un teléfono de atención en el cuál una persona te puede guiar paso a paso en la construcción de tus primeros anuncios. Te sorprenderá la paciencia y la buena atención de las personas de atención al cliente. Otra contra es que suele ser más caro que invertir en anuncios de Facebook, con lo cuál para un evento gratuito puede no ser la mejor opción. Deberás definir de antemano el presupuesto con el que cuentas.
El esquema ideal sería el siguiente:
- Generar mucho tráfico a tu landing page o sitio web del evento. En pos de generar este tráfico puedes hacerlo con los puntos precedentes y también pagando anuncios de Adwords.
- Tener activo en esa landing píxeles tanto de Facebook (o twitter si quieres promocionar aquí) como de Adwords.
- Lograr que las personas se inscriban en ese momento, mostrando una propuesta tentadora. El plan B de esto es la fórmula siguiente.
Fórmula #9: Haz remarketing
Si seguiste bien los pasos y tienes tus píxeles correctamente instalados, cada visitante habrá dejado su huella. Ahora, con esa huella puedes hacer remarketing, es decir, mostrar publicidades a personas que ya han visitado tu sitio, tanto por Facebook como por Adwords.
Fórmula #10: Haz «ruido» en medios tradicionales
Contacta a radios, prensa en Internet. No te imaginas la cantidad de medios dispuestos a publicar tu información, sobre todo si de un evento gratuito se trata. Este punto es simple pero requiere de tu parte que venzas tu timidez: contacta a radios y diarios locales para contarles de tu evento.
Cuestiones que debes tener en cuenta
Trata en lo posible de trazar todos los datos del evento. Sería que bueno que sepas:
- De dónde haz obtenido más tráfico para tu landing page del evento.
- De que fuente obtuviste mayores asistentes. Si es un sistema abierto (las personas simplemente asisten y se sientan), preguntales en la recepción de donde se enteraron del evento. Esto permite retroalimentar el ciclo para tus próximos eventos.
Y tu, ¿has organizado eventos? ¿Cómo los has promocionado?
