Con un aumento de la productividad y las horas de descanso lograremos mejorar el desempeño de nosotros mismos. Debe ser una de las principales características personales que debemos pulir sin importar el costo, organizándonos y obteniendo la motivación necesaria para nuestro día a día.
La mejora de la productividad y horas de descanso se convierten mágicamente en las mejores herramientas a nuestra disposición para mejorar nuestro desempeño en todos los ámbitos posibles en un abrir y cerrar de ojos.
Tener una noción básica de lo que es la organización personal es fundamental para realizar exitosamente cada una de nuestras tareas.
Tabla de contenidos
Productividad, el primer paso para el mejorar el desempeño!
Ser productivo es un arte, además, de ser parte fundamental dentro de la productividad y horas de descanso.
No basta con simplemente desear ser una persona productiva, se necesita un estudio intenso de los hábitos personales, dentro del esquema para aumentar el desempeño personal.
A continuación, le detallamos una serie de pasos que lo ayudaran a abordar la productividad de una manera más dinámica, confiable y segura.
- La organización: Es el primer escalón de la productividad, además es una de las más sencillas, solo basta convertir la organización en un hábito así conseguir desarrollarla de forma automática en nuestra vida.
Algunos autores expertos en la organización sugieren la creación de listas de tareas que contendrá todas las actividades que deben realizarse en el día seleccionado, mejorando la planificación y priorización dentro de la productividad y horas de descanso.
Por eso, el dividir tareas grandes en pequeñas actividades se garantiza una mayor y mejor distribución de los recursos disponibles para llevar a cabo dicha tarea. Por lo general al observar tareas complejas y enormes las personas suelen caer en la procrastinación.
- Clasificar y asignar: Prioridades ayuda a darle una mayor relevancia a las tareas que realmente lo necesitan. Simplemente no se puede conducir un automóvil sin antes encenderlo, o no se puede encender un televisor sin antes conectarlo a la energía eléctrica.
Identificar qué actividad viene primero en orden de prioridades asegura la finalización más veloz de cualquier proyecto, ayudándonos a tener un mejor desempeño dentro de la filosofía de la productividad.
- La motivación: De nada sirve concluir en el plazo acordado la entrega de un informe técnico o el diseño de la nueva imagen de la compañía si no recibes una compensación o mérito.
Mantener la motivación con pequeños gustos cuando todo termine y salga bien, no rendirse y continuar hasta ver todas las actividades completas y en buen término merece una recompensa especial de un buen trabajo.
- Concentración: Esto es de “una sola cosa a la vez”. El multitasking NO es una práctica recomendable, muy pocas personas en el mundo tienen la habilidad de realizar varias tareas al mismo tiempo sin afectar la realización de otras.
Muchas empresas esperan tener a 100 individuos con facilidad para el multitask entre sus filas, pero esto no es posible. Lo ideal es enfocar nuestros recursos en una sola actividad a la vez y no detenernos hasta finalizarla completamente.
(Desarrollaremos un poco más el tema del multitasking, más abajo)
- Analizar el flujo de trabajo: Debido a la organización de las actividades, es posible identificar claramente cuáles de los pasos que realizábamos eran innecesarios y sólo agregaban una carga extra.
La capacidad de Identificarlos y simplificarlos garantiza obtener una mejora significativa en los tiempos de entrega, traduciéndose en un mayor desempeño e impacto en las laboras a realizar.
¡No te olvides de descansar!
La productividad y las horas de descanso son una pareja inseparable. Cuando finalizamos la realización de todas las tareas planteadas para un día en específico, llega el momento del descanso.
Está científicamente comprobado que un descanso diario de al menos 8 horas reduce significativamente los efectos de un día de trabajo extenuante.
En esta sociedad, estamos acostumbrados a agobiantes jornadas de trabajo que conllevan grandes esfuerzos físicos y mentales. Por más que tu proceso organizativo sea excepcional, obtendrás resultados contrarios si no descansas lo suficiente.
De igual manera, es ampliamente recomendado parar las actividades dentro del trabajo y respirar, estirarse, incluso comer o beber algo cada dos horas por al menos durante 20min. Este hábito permitirá al cuerpo recuperar un tanto de la energía invertida.
La técnica pomodoro
Dentro de las mejoras posibles de la productividad, se pueden utilizar ayudas como la técnica pomodoro. Es una técnica de administración del tiempo desarrollada por Francisco Cirillo a finales de 1980. Se llama simpáticamente así por los tradicionales relojes utilizados en la cocina con forma te tomate para controlar el tiempo de cocción de alimentos.
¿En qué consiste? En la división de un reloj en intervalos de 25 minutos con pausas de 5 minutos. Debes concentrarte en realizar una y solo una tarea durante 25 minutos, pero lee de nuevo: solo esa tarea.
Cada uno de estos intervalos de 25 minutos se llama “pomodoro”.
¿Cómo me ayuda esta técnica? Mejora tu agilidad mental. Ayuda increíblemente a que te enfoques y a que avances y termines tareas de a una por vez.
Evitar el multitasking ¡Ahora o nunca!
Nos enfocamos en evitar este aspecto y recordar que el aumento de la productividad y las horas de descanso son las herramientas de un bienestar y satisfacción. Esto es por lo anteriormente explicado entre el tiempo de descanso adecuado para realizar una actividad y la productividad o eficiencia al realizar cualquier actividad.
Cuando nos esforzamos más allá en “múltiples tareas o multitasking” solo nos desgastamos y nuestras capacidades suelen verse comprometidas ya que perdemos la atención en las tareas o actividades.
Ahora entrando más en detalles, lo que debes evitar para no caer en los problemas del multitasking:
1) Extremos: Es algo totalmente fácil de identificar, porque es el momento en que tomas 3 a más tareas bajo tu responsabilidad y más aún, si todas tienen una fecha límite. Lo que lograrás con esto es un aumento de la ansiedad y estrés.
Creando una situación para la reflexión: Sí estás trabajando con 3 encargos (Que has elegido por cuenta propia), de diferentes temáticas (estadísticas, instruccionales y diseño), con la fecha y hora de entrega para el mismo día.
¿Realmente es correcto abordar esa cantidad de tareas?
¿Te has planteado en pedir ayuda?
¿Cuáles beneficios traerá contraer tal responsabilidad?
2) Localización inmediata: Cuando trabajas en varios proyectos al mismo tiempo, lo usual es que tengas al menos dos jefes de área distintos.
Esto puede hacer mermar tu productividad ya que pueden pedirte explicaciones por todo lo que se esté realizando en el proyecto en cualquier momento. Establecer franjas de tiempo u horarios en los cuales comunicarte con cada uno de tus superiores, puede ser la situación ideal.
¿Crees que es posible detener todas por la urgencia que existe?
¿Tus jefes entenderán las razones del exceso de trabajo autoimpuesto o impuesto por terceros?
3) Reducción de capacidades: Sucede normalmente en este tipo de situaciones Al intentar realizar las actividades pendientes, notarás que tienes un avance lento o pausado.
Esto puede suceder porque el cansancio esta tan presente, qué en vez de ser productivo resolver todos los problemas juntos, pueden ralentizarte.
Muchas veces tenemos confianza en que podemos superar todo esto, pero no podemos olvidar, que también tenemos responsabilidades con nosotros mismos, entonces, no son 3 proyectos, son 4 proyectos totalmente diferentes.
El estrés puede aparecer por también por la necesidad de bañarse o comer. Este es un punto de importancia, si tu salud física-mental decae, será imposible avanzar en tus tareas, el cuerpo inevitablemente te pedirá que pares.
¡No trates de ser multitasking! Prioriza, respira y toma 5 minutos para reflexionar antes de tomar decisiones apresuradas.
